4 Emplois pour Administration - Bascharage

Für unseren Standort Luxemburg oder Hamburg suchen wir ab sofort eine/n

Mitarbeiter Product Operations (Administration) (m/w/d)

Ihr Aufgabenprofil

• Sicherstellung der operativen Abläufe für unsere Fondsgesellschaften und Investitionsprodukte und kontinuierliche Optimierung der Arbeitsprozesse mit Fokus auf eine hochwertige und zeitgerechte Umsetzung
• Unterstützung bei der Auflegung neuer Fonds- und Investmentprodukte
• Kontoeröffnung inkl. Bearbeitung der KYC-Anforderungen
• Übernahme administrativer Aufgaben und Unterstützung des Fondsmanagements
• Unterstützung bei der Umsetzung von Kapitalmaßnahmen (wie Investitionen, Kapitalabrufe und Auszahlungen) unserer Fonds- und Investmentprodukte sowie lückenlose Erfassung und Dokumentation der korrespondierenden Unterlagen und Daten
• Ansprechpartner für die Fondsbuchhaltung und Steuerberater sowie für die Jahres- und Abschlussprüfer der Gesellschaften
• Vollumfängliche Planung, Vorbereitung, Koordination und Durchführung der im Rahmen der Jahresabschlussprüfung der Fondsstrukturen anfallenden operativen Tätigkeiten
• Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Meetings sowie dem Berichtswesen
• Koordination von DDQs und Bearbeitung von KYC-Anfragen
• Pflege von internen Produktdatenbanken
• Entwicklung und Steuerung von Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung / Erweiterung unserer fondsbezogenen Prozesse, internen Abläufe sowie unserer Qualitätsstandards.

Unser Anforderungsprofil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit ersten Erfahrungen im Bereich der Fondsadministration oder ein abgeschlossenes wirtschaftswissenschaftliches Studium ist die Basis
• Idealerweise mehrjährige berufliche Erfahrung bei einer Kapitalverwaltungsgesellschaft, in der Fondsadministration bzw. -verwaltung oder gerne auch bei einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft im Bereich der operativen Betreuung von Sondervermögen und Fondsgesellschaften
• Hervorragende Kommunikations- und Organisationsfähigkeit (Erfahrungen im Projektmanagement von Vorteil)
• Strukturierte, präzise und eigenständige Arbeitsweise und Durchsetzungsvermögen
• Professionelles Auftreten gegenüber Kunden, Dienstleistern und Mitarbeitern sowie Teamplayermentalität
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit MS-Office Produkten

APCT1_LU

The Liquid Assets Administration team plays a crucial role in overseeing the liquid funds' (UCITS and Alternative funds) central administration, custody and Regulatory Reporting activities within the Fund Administration & Oversight department .

The successful candidate will join the Liquid Assets Administration and perform the following tasks:

• Oversee the activities and deliverables delegated to our Central Administrators and custodian bank (funds' NAV production ex-post controls, performance fees' calculation, Dividends' calculation, application of ADL and swing pricing, reconciliation of cash and stock breaks etc.), while ensuring continuous compliance with the ESMA Undue costs' regulation (regular costs' analysis, budget control and review);
• Act as a privilege point of contact for all the Central Administration and custody related queries received from internal or external stakeholders;
• Participate to periodic service review meetings with clients and providers (e.g. Central Administrators, custodian bank);
• Liaise with internal and external parties (mainly Depositary, Central Administration, Custody, Auditors, Investments managers) for Operations related activities;
• Ensure the onboarding process for investment funds with third-party service providers;
• Participate in updating the detailed departmental procedures covering all operational aspects;
• Participate at periodic service review meetings with various Fund Admins · Ensure effective cross-departmental coordination/collaboration when assessing operational model changes at fund level.

Must have:

• At least 3 years of professional experience in the field of Central Administration/custodian Fund Operations, preferably in a Management Company;
• Sound knowledge of all Central Administration activities (FA, TA, Custody) and Funds' Audit;
• Good understanding of the performance fees' calculation mechanism, including the Fulcrum fee model;
• Knowledge of regulatory framework applying to Central administration and custodian bank;
• University degree in Accounting, Finance, Economics, Mathematics or equivalent;
• Solid analytical skills and ability to rapidly comprehend complex issues;
• Single-minded, self-motivated and flexible;
• Client-centric mindset and people-oriented culture;
• Excellent knowledge of English, verbal and written. Knowledge of French or German or Italian as additional language would be beneficial.

Soft Skills:

• Excellent communications skills, both verbal and written;
• Organisational skills and solution-oriented mindset;
• Proactive approach, strong collaboration skills and teaming ability;
• Ability to work with team spirit in an international and multicultural environment;
• Ability to work under pressure while maintaining high qualitative standard;
• Firm understanding of the entire asset management value chain;
• Advanced proficiency in MS Office, knowledge of P-control is considered as an asset;
• Exemplary problem-solving skills as well as the ability to multi-task and handle deadlines without supervision;
• Experience in working in a dynamic and close-knit atmosphere, being able to work both independently and as part of a team;
• Strong interpersonal skills and the ability to build positive relationships, internally and externally, in a global business environment

As part of GIL pre-hire background screening process, we apply a risk-based approach to determine the requirement of carrying out such checks on candidates, including criminal record checks. This role is judged to be sufficiently sensitive to warrant carrying out a criminal record check. By applying for this job, you are consenting to GIL completing background checks including criminal record checks.

Generali is proud to be an inclusive employer that considers applicants regardless of gender, gender identity, sexual orientation, ethnicity, disability, religion, political views, marital status or philosophy of life (non-exhaustive list).

If you have a disability or special need that requires accommodation or assistance, we will support you during the selection process.

APCT1_LU

• Au sein de la division " HR Administration & Analytics " vous serez en charge de la gestion de l'équipe et de la coordination et du suivi des travaux en matière d'administration RH et d'analyse de données liées aux ressources humaines, afin de contribuer à positionner les RH comme véritable partenaire stratégique.
• La division est responsable d'une part de la collecte, l'analyse et l'interprétation des données liées aux ressources humaines, par le biais d'un logiciel SIRH. Elle collabore avec les équipes existantes du Service et au besoin avec les métiers pour comprendre les besoins. Elle est responsable de l'ensemble des livrables (tableaux de bord, rapport annuel, bilan social, statistiques ad hoc, etc.) qui sortent du Service. Ses principales missions sont :
• faire évoluer les tableaux de bord existants en collectant les données de toutes les sources disponibles au-delà des données des systèmes, telles que les enquêtes de satisfaction, les entretiens d'appréciation, les données d'autres administrations
• collaborer avec les différentes équipes afin d'établir des Indicateurs-Clés de Performance (Key Performance Indicators ou KPI)
• sur base de l'analyse des tableaux de bord et le suivi de ces KPI, anticiper les tendances et besoins et faire des recommandations en vue de l'optimisation des processus RH, des recrutements, des besoins en développement de compétences, etc.
• assurer le suivi budgétaire en termes d'effectif et élaborer des reportings à l'attention de la hiérarchie.
• D'autre part, la division assure le suivi administratif des agents de la CSSF, et assure les relations avec les administrations, la médecine du travail et la commission des pensions, ou d'autres instances de la fonction publique. Ses principales tâches sont :
• la gestion de l'organigramme, des données signalétiques des agents et de la gestion électronique des dossiers personnel des agents
• la gestion de l'horaire mobile, du CET, du congé de récréation et des absences des agents
• transmettre les informations aux agents (p.ex. mobilité interne, gestion de carrière, retraite, parking)
• mettre en œuvre la gestion par objectifs au sein de la CSSF, y inclus la mise à jour des descriptions de postes génériques et des postes à responsabilités particulières
• l'encadrement et le suivi des appréciations annuelles et des plans de travail individuel (PTI)
• le volet RH International (relations avec l'ECB, l'EBA et l'ESMA).
• En tant que chef de division vous serez responsable de
• l'organisation et la supervision des activités de la division, en assurant notamment le partage des informations nécessaires avec les autres parties prenantes et la qualité des livrables
• veiller au respect des délais, engagements, obligations et procédures qui lient la division et la CSSF
• contribuer au développement permanent de la division et du service en vue d'améliorer son efficacité et sa productivité.
• De plus, vous serez amené à travailler avec toutes les lignes de métier du service et à interagir de manière quotidienne avec ces dernières.

• Diplôme de niveau Bac+5 en gestion, informatique, ressources humaines ou domaine connexe
• Expérience préalable en analyse de données, idéalement dans le domaine des ressources humaines
• Bonne compréhension des processus RH, des enjeux humains et des dynamiques inhérents aux ressources humaines
• Sensibilité et aisance avec les outils informatiques et les technologies de l'information ; Une expérience dans un projet de migration de Système d'information RH est un avantage
• Maîtrise des outils bureautiques courants (Excel, tableaux croisés dynamiques, .)
• Connaissance des outils de visualisation de données (Tableau, PowerBI)
• Maîtrise courante du luxembourgeois, du français, de l'allemand et de l'anglais
• Capacité à communiquer clairement les résultats d'analyse à des non-spécialiste
• Capacité à gérer et animer une équipe et à collaborer avec différents départements
• Esprit analytique et rigoureux
• Sens de l'organisation et gestion des priorités
• Proactivité et force de proposition
• Discrétion et exactitude dans l'exécution des tâches

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